অনার্স ১ম বর্ষ (ব্যবস্থাপনা বিভাগ) ব্যবস্থাপনার নীতিমালার অধ্যায়-৯: নিয়ন্ত্রণ [Controlling] গাইড PDF
.webp "অনার্স ১ম বর্ষ ব্যবস্থাপনার নীতিমালা অধ্যায়-৯: নিয়ন্ত্রণ গাইড PDF")
অনার্স ১ম বর্ষের ব্যবস্থাপনা বিভাগ (Management Department)-এর শিক্ষার্থীদের জন্য "ব্যবস্থাপনার নীতিমালা" কোর্সের সমাপনী এবং অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি অধ্যায় হলো অধ্যায়-৯: নিয়ন্ত্রণ।
ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ধাপ হলো নিয়ন্ত্রণ, যা মূলত পরিকল্পনার সফল বাস্তবায়ন নিশ্চিত করে। শিক্ষার্থীদের সুবিধার্থে এই অধ্যায়ের একটি পূর্ণাঙ্গ স্টাডি গাইড এবং পিডিএফ (PDF) লিংক নিচে সুন্দরভাবে উপস্থাপন করা হলো।
অধ্যায়-৯: নিয়ন্ত্রণ [Controlling]
গৃহীত পরিকল্পনা এবং নির্দেশ অনুযায়ী কাজ সঠিকভাবে পরিচালিত হচ্ছে কি না তা পরীক্ষা করা এবং কোনো ভুল বা বিচ্যুতি ধরা পড়লে তা সংশোধন করার নামই হলো নিয়ন্ত্রণ। এই অধ্যায়টি অধ্যয়নের মাধ্যমে শিক্ষার্থীরা শিখতে পারবে—কীভাবে কাজের মান যাচাই করতে হয়, নিয়ন্ত্রণের বিভিন্ন কৌশল এবং একটি কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার গুরুত্ব।
প্রশ্ন ॥৯.০১॥ নিয়ন্ত্রণ বলতে কী বুঝায়? [জা.বি. ২০১৫, ২০১৭ (হিসাববিজ্ঞান); ২০১৪, ২০২০, ২০২২ (ব্যবস্থাপনা)] অথবা, নিয়ন্ত্রণ কাকে বলে? অথবা, নিয়ন্ত্রণের সংজ্ঞা দাও。
উত্তর : ভূমিকা : ব্যবস্থাপনার মৌলিক কার্যাবলির মধ্যে নিয়ন্ত্রণ সর্বশেষ ও গুরুত্বপূর্ণ ধাপ। পরিকল্পনার মাধ্যমে নির্দিষ্ট লক্ষ্যে পৌঁছার জন্য ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার যে কার্যক্রম শুরু হয়ে নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে তার পরিসমাপ্তি ঘটে।
সাধারণ অর্থে, “নিয়ন্ত্রণ বলতে নির্দেশ প্রদান, দর্শন, বাধান, আয়ত্তে রাখা বা বিরত রাখাকে বুঝায়”। ব্যাপক অর্থে, “নিয়ন্ত্রণ হলো পূর্ব নির্ধারিত আদর্শ মানের সাথে প্রকৃত কার্যের ফলাফল তুলনা করে নির্ণীত বিচ্যুতি সংশোধনের নিমিত্তে গৃহীত সকল ব্যবস্থা বিশেষ।”
নিম্নে নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কে কয়েকজন মনীষীর সংজ্ঞা প্রদান করা হলো :
Henri Fayol-এর মতে, “নিয়ন্ত্রণ হলো গৃহীত পরিকল্পনা, জারিকৃত নির্দেশনা ও প্রতিষ্ঠিত নীতি অনুযায়ী কার্য পরিচালিত হচ্ছে কিনা তা পরীক্ষা করা।”
Terry ও Franklin-এর মতে, “নিয়ন্ত্রণ হলো কি কাজ সম্পাদিত হবে তা নির্ধারণ করা; কতটুকু কাজ সম্পাদিত হয়েছে তা মূল্যায়ন করা এবং যদি প্রয়োজন পড়ে তবে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা, যাতে কাজ পরিকল্পনা মোতাবেক সম্পাদিত হয়।”
R. M. Hodgetts-এর মতে, “নিয়ন্ত্রণ হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যেখানে ব্যবস্থাপনা পূর্ব নির্ধারিত মানের আলোকে কার্যাবলি মূল্যায়ন করে এবং এর ফলাফলের আলোকে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণের সিদ্ধান্ত নেয়।”
উপর্যুক্ত আলোচনার আলোকে বলা যায়-
১. নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন কাজের মধ্যে অন্যতম উপাদান।
২. পূর্ব নির্ধারিত পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যসম্পাদন হচ্ছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখা। ৩. ব্যবস্থাপনার সর্বশেষ ধাপ নিয়ন্ত্রণ।
উপসংহার : পরিশেষে বলা যায় যে, ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন স্তরে কাজ-কর্ম পূর্বনির্ধারিত পরিকল্পনা অনুযায়ী সম্পন্ন হচ্ছে কিনা তা যাচাই করা, বিচ্যুতি ঘটলে তার কারণ অনুসন্ধান করা এবং প্রতিকারের ব্যবস্থা করা হলো নিয়ন্ত্রণ।
প্রশ্ন ॥৯.০২॥ নিয়ন্ত্রণের বৈশিষ্ট্য আলোচনা কর। [জা.বি. ২০১৬, ২০১৮ (হিসাববিজ্ঞান); ২০১৬ (ব্যবস্থাপনা)] অথবা, নিয়ন্ত্রণের প্রকৃতি ব্যাখ্যা কর。
উত্তর : ভূমিকা : নিয়ন্ত্রণ হলো ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ। পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ সঠিকভাবে সম্পাদিত হয়েছে কিনা তা দেখা এবং প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণই হলো নিয়ন্ত্রণ।
নিম্নে নিয়ন্ত্রণের বৈশিষ্ট্যসমূহ উল্লেখ করা হলো :
১. সর্বশেষ ধাপ : নিয়ন্ত্রণ, ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ধাপ। পরিকল্পনার মাধ্যমে যে প্রক্রিয়ার সূত্রপাত ঘটে নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে তা সমাপ্ত হয়। একটি নির্দিষ্ট মেয়াদে যে পরিকল্পনা গৃহীত হয় সে অনুযায়ী কার্য সম্পাদনের পর মেয়াদকাল শেষে বা পরিকল্পনার বিভিন্ন পর্যায় শেষে নিয়ন্ত্রণ কার্য সম্পাদিত হয়ে থাকে।
২. ভিত্তি নির্ভরতা : নিয়ন্ত্রণ কার্য সবসময়ই কোনো ভিত্তি বা মান নির্ভর করে পরিচালিত হয়। অর্থাৎ নিয়ন্ত্রণ কার্যে ফলাফল তুলনার জন্য কোনো পূর্ব নির্ধারিত মান, ভিত্তি বা পরিকল্পনার প্রয়োজন পড়ে। অন্যথায় বিচ্যুতি নিরূপণ করা সম্ভব হয় না।
৩. স্বতন্ত্রতা : নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ও স্বতন্ত্র কাজ। তত্ত্বাবধানের সাথে এর পার্থক্য রয়েছে। কার্য চলাকালে কর্মীরা কোনো ভুল করলে কার্যকর তত্ত্বাবধানের মাধ্যমে জারিকৃত নির্দেশনা অনুযায়ী কাজ আদায়ের চেষ্টা করা হয়। কিন্তু মেয়াদ শেষে বা মধ্যবর্তী কোনো পর্যায়ে কার্য পরিমাপ, তুলনা, বিচ্যুতি নিরূপণ ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ কার্য নিয়ন্ত্রণ হিসেবে গণ্য।
৪. পর্যায়ী কাজ : নিয়ন্ত্রণ পর্যায়ী কাজ; কোনো প্রাত্যহিক কাজ নয়। সেই কাল অবশ্য একদিন, সপ্তাহ, মাস বা বছর হতে পারে। অর্থাৎ সময় শেষেই কার্যফল পরিমাপ, পূর্বনির্ধারিত মানের সাথে তার তুলনা ও বিচ্যুতি নিরূপণ শেষে সংশোধনমূলক কার্যব্যবস্থা গ্রহণ করা হয়ে থাকে।
৫. অবিরাম প্রক্রিয়া : নিয়ন্ত্রণ পর্যায়ী কাজ হলেও এটি একটি অবিরাম প্রক্রিয়া। যেখানেই পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ চলে সেখানে কাজের সাথে মিল রেখে নিয়ন্ত্রণ কার্য চলতে থাকে।
৬. ব্যাপ্তি : নিয়ন্ত্রণের ব্যাপ্তি পরিকল্পনার ন্যায় প্রতিষ্ঠানের সকল স্তরে পরিব্যাপ্ত। প্রতিষ্ঠানের মূল পরিকল্পনার আলোকে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন স্তরে পরিকল্পনা প্রণীত হয়। ওপর পর্যায়ে পরিকল্পনা হয় দীর্ঘমেয়াদি আর নিচের দিকে ক্রমান্বয়ে তা স্বল্পমেয়াদি হয়ে থাকে। ফলে যেখানে পরিকল্পনার কার্যমেয়াদ বা অন্তর্বর্তী মেয়াদ শেষ হয় সেখানেই নিয়ন্ত্রণ কার্য পরিচালিত হয়।
৭. ঊর্ধ্বতন সম্পাদিত কাজ : নিয়ন্ত্রণ সবসময়ই ঊর্ধ্বতনের কাজ। অর্থাৎ কোনো বিষয়ে কর্তৃত্ব যার হাতে রয়েছে সেই বিষয়ে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কার্যকর করা তারই দায়িত্বের মধ্যে পড়ে। অবশ্য এক্ষেত্রে ঊর্ধ্বতন বলতে কোনো উপরিভাগ বা বিভাগীয় কর্মকর্তাকে বুঝানো হয়। যার অধীনে কাজ সম্পাদিত হয়, অধীন ব্যক্তিদের কাজের নিয়ন্ত্রণ করা তারই দায়িত্বের অন্তর্ভুক্ত। অবশ্য এ বিষয়ে ঊর্ধ্বতনের নির্দেশনা থাকে।
৮. পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি : ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া বা নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার সর্বশেষ পর্যায়ে যে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয় তার যথাযথ বাস্তবায়ন ঘটে পরবর্তী পরিকল্পনার মধ্য দিয়ে। অর্থাৎ কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি হিসেবে গণ্য হয়। নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাই নির্দিষ্ট করে দেয় পরবর্তী পরিকল্পনা কি হবে।
উপসংহার : উপর্যুক্ত বৈশিষ্ট্যের আলোকে প্রতীয়মান হয় ব্যবস্থাপনার নিয়ন্ত্রণ কার্যের এমন কতকগুলো স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্য রয়েছে, যা একে অন্যান্য কাজ থেকে পৃথক রূপদান করেছে। ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার শেষ পদক্ষেপ হিসেবে এটি এতটাই গুরুত্বপূর্ণ যে, তা পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি হিসেবেও কাজের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ পথ নির্দেশনা হিসেবে কাজ করে।
প্রশ্ন ॥৯.০৩॥ নিয়ন্ত্রণের কৌশল বা পদ্ধতিসমূহ আলোচনা কর। [জা.বি. ২০১৬ (ফিন্যান্স); ২০১৪, ২০১৫, ২০১৭, ২০২০, ২০২২ (হিসাববিজ্ঞান); ২০২১ (ব্যবস্থাপনা)] অথবা, নিয়ন্ত্রণের বিভিন্ন কৌশলের বর্ণনা দাও。
উত্তর : ভূমিকা : কোনো প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যার্জনের জন্য বিভিন্ন বিভাগে, স্তরে বিভিন্ন ধরনের কার্যসম্পাদনের প্রয়োজন পড়ে। বিভিন্ন প্রকৃতির এ সকল কাজ যথাযথভাবে নিয়ন্ত্রণের উদ্দেশ্যে বিভিন্নরূপ নিয়ন্ত্রণের জন্য যে সকল পদ্ধতি বা কৌশল ব্যবহৃত হতে দেখা যায়, তা নিম্নে আলোচনা করা হলো-
১. সংখ্যাত্মক উপাত্ত বিশ্লেষণ : এ পদ্ধতি অনুযায়ী কার্য ফলাফলের সংখ্যাত্মক উপাত্ত সংগ্রহ ও বিশ্লেষণের মাধ্যমে বিচ্যুতি নির্ধারণ ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ এ ধরনের নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতির আওতাধীন।
২. বিশেষ প্রতিবেদন বিশ্লেষণ : নিয়মিত তথ্য উপাত্ত সকল ক্ষেত্রে বিশ্লেষণ করা সম্ভব হয় না। এ ছাড়াও বিশেষ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপের জন্য অনেক সময় জরুরি ব্যবস্থা হিসেবে বিশেষ প্রতিবেদনের প্রয়োজন পড়ে।
৩. ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ : নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রে ঊর্ধ্বতনের ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ প্রাচীনকাল হতে বর্তমানকাল অবধি নিয়ন্ত্রণের অন্যতম কৌশল। প্রতিষ্ঠানের নিচের স্তরে নিয়োজিত নির্বাহীরা ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণের দ্বারা অধস্তনদের কাজের ত্রুটি নির্ধারণ, পরামর্শ ও নির্দেশনা প্রদানের মাধ্যমে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করেন।
৪. বাজেট : বাজেট বর্তমানকালে নিয়ন্ত্রণের অন্যতম কৌশল হিসেবে বিবেচিত হয়। বাজেটের মাধ্যমে পূর্বেই কার্য ফলাফলের একটি সংখ্যাত্মক চিত্র নিরূপিত হয়। ফলে পরবর্তী সময়ে প্রকৃত কাজ বাজেটের সাথে তুলনার মাধ্যমে বিচ্যুতি নির্ণয় এবং সংশোধনী ব্যবস্থা গ্রহণ করা যায়।
৫. অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা : প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে সম্পাদিত কাজগুলো নিয়মিত নিরীক্ষা, ত্রুটি নির্ধারণ ও নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপে বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানের এরূপ নিয়ন্ত্রণ কৌশল ব্যবহৃত হয়। আর্থিক হিসাবপত্রাদি যথাযথ নিয়ন্ত্রণে এ কৌশল বিশেষ ফলপ্রদ।
৬. ব্রেক ইভেন বিন্দু বিশ্লেষণ : প্রতিষ্ঠানের বিশেষত উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠানে বিক্রয় ও মুনাফা সম্পর্ক নির্দেশ এবং এর মাধ্যমে যথোপযুক্ত ব্যবস্থা গ্রহণে এটি একটি অন্যতম নিয়ন্ত্রণ কৌশল বা পদ্ধতি।
৭. আয়-ব্যয় হিসাব : মেয়াদান্তে আয়-ব্যয় হিসাব তৈরি ও বিশ্লেষণের মাধ্যমেও নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা যায়। এর ফলে বিভিন্ন ধরনের আয়-ব্যয়ের সংখ্যাত্মক তথ্য এবং মুনাফার পরিমাণ পাওয়া যায়। ফলে কাঙ্ক্ষিত মুনাফা অর্জনে সমস্যা নির্দেশ ও প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করা সম্ভব হয়।
৮. বিনিয়োগের ওপর প্রাপ্তি বিশ্লেষণ : মুনাফার পরিমাণ ও ফলপ্রদতা বিশ্লেষণের এটিও একটি কার্যকর পদ্ধতি। সব সময়ই বিনিয়োগের আলোকে কাঙ্ক্ষিত প্রাপ্তির আশা করা হয়। বিনিয়োগ কাঙ্ক্ষিত কিনা তা বিশ্লেষণ করা হয় এবং যদি না হয় তার কারণ নির্ধারণ ও প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করা যায়।
৯. চার্ট : আধুনিক বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানে একাধারে পরিকল্পনা কৌশল ও নিয়ন্ত্রণ কৌশল হিসেবে এরূপ পদ্ধতি ব্যবহৃত হতে দেখা যায়। এতে প্রতিষ্ঠানে সম্পাদিত বিভিন্ন কাজ তা শুরু ও শেষের সময় এবং এক কাজ অন্য কাজের সাথে যুক্ত হওয়ার সময়কাল চার্টের মাধ্যমে নির্দেশিত হয়।
১০. উন্নত প্রযুক্তির ব্যবহার : নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপের জন্য আধুনিক বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানে অতি উন্নত প্রযুক্তির ব্যবহার লক্ষ করা যায়। কম্পিউটারের মতো প্রযুক্তি ব্যবহারে সহজেই ভুল ত্রুটি এড়ানো ও কার্যকর সংশোধনী ব্যবস্থা আরোপ করা যায়।
১১. প্রোগ্রাম বাজেটিং : প্রোগ্রাম বাজেট একটি ব্যাপক পরিচিত ও ব্যবহৃত নিয়ন্ত্রণ কৌশল। প্রধানত সরকারি কর্মকাণ্ড নিয়ন্ত্রণের কৌশল হিসেবে ব্যবহৃত হলে যেকোনো প্রতিষ্ঠানের জন্য এটি উপযোগী। একে প্রোগ্রাম পরিকল্পনা ও বাজেটিং নামেও অভিহিত করা হয়।
১২. কর্মপ্রণালি পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণ : কর্মপ্রণালি পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণের আওতা নির্দেশ করে। পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণ যেন পদ্ধতিগত ও সুসংবদ্ধভাবে করা হয় সে দিকে দৃষ্টি নিবন্ধন রাখার ব্যবস্থা করাই এর কাজ।
১৩. সাংকেতিক নিয়ন্ত্রণ বিন্দু : বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানে নানাবিধ কার্যের সমন্বয়ের মধ্যে নির্বাহীদের নিমগ্ন থাকতে হয়। এই বহুবিধ কার্যের ফলপ্রদতা পরিমাপের জন্য নির্দিষ্ট স্থান স্থাপন করা হয়। বিশেষ শ্রেণিভুক্ত কার্যের বেলায় যথাযথ নিয়ন্ত্রণমূলক ব্যবস্থা আরোপ করে যথার্থভাবে কার্যসম্পাদন নিশ্চিত করা হয়। নিয়ন্ত্রণের জন্য এরূপ নির্দিষ্টকৃত বিশেষ গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রসমূহকে সাংকেতিক বিন্দু বলা হয়।
১৪. অনুপাত বিশ্লেষণ : বিভিন্ন ধরনের অনুপাত বিভিন্ন ক্ষেত্রে সফলতার সাথে নিয়ন্ত্রণ খাতে ব্যবহার করা হয়ে থাকে। মূলধন, ব্যয় ও বিনিয়োগ নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রে অনুপাতের কার্যকর ব্যবহার দেখা যায়। নির্বাহীরা বিশেষ করে আর্থিক নিয়ন্ত্রক এসব অনুপাতসমূহ নিয়মিত বিশ্লেষণ ও পর্যালোচনা করেন।
১৫. ব্যবস্থাপনা নিরীক্ষা : ব্যবস্থাপনা নিরীক্ষাকে নিয়ন্ত্রণের একটি উপায় হিসেবে বিবেচনা করা হয়। এর মুখ্য উদ্দেশ্য ব্যবস্থা হিসেবে ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া মূল্যায়ন করা। এই প্রক্রিয়ায় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার ফলপ্রদতা নিরূপণ করা হয়।
১৬. গোয়েন্দা কার্য ব্যবস্থা : ব্যবস্থাপক কোন কোন বিষয়ে পর্যবেক্ষণ করে বা কোন কোন বিষয়ে নির্দেশিকার ভিত্তিতে কার্যকর বিচার বিবেচনা করে তা পূর্বেই কর্মীশৃঙ্গ করার চেষ্টা চালায়। এই জাতীয় সমস্যা প্রতিরোধ কল্পে ব্যবস্থাপনা গোপন পরামর্শ কোর্স সংস্থাপন করে।
উপসংহার : উপর্যুক্ত বিভিন্ন পদ্ধতি সুবিধা মতো প্রয়োগ করে কার্যক্ষেত্রে যথাযথ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা সম্ভব। এক্ষেত্রে আধুনিক যে সকল নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি রয়েছে সেগুলো সঠিকভাবে প্রয়োগ করে আধুনিক ও বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানগুলো উপকৃত হতে পারে।