অনার্স ১ম বর্ষ (ব্যবস্থাপনা বিভাগ) ব্যবস্থাপনার নীতিমালার অধ্যায়-৬: সংগঠন/সংগঠিতকরণ [Organizing] গাইড PDF
জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয়ের অনার্স ১ম বর্ষের ব্যবস্থাপনা বিভাগ (Management Department)-এর শিক্ষার্থীদের ব্যবস্থাপনার নীতিমালা পাঠ্যসূচির একটি অত্যন্ত মৌলিক ও গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো অধ্যায়-৬: সংগঠন বা সংগঠিতকরণ।
প্রতিষ্ঠানের মানবসম্পদ ও অন্যান্য উপকরণগুলোকে একটি সুশৃঙ্খল কাঠামোর মধ্যে আনার প্রক্রিয়াই হলো সংগঠন। পরীক্ষার্থীদের প্রস্তুতির সুবিধার্থে এই অধ্যায়ের একটি পূর্ণাঙ্গ নির্দেশিকা বা পিডিএফ (PDF) লিংক নিচে সুন্দরভাবে উপস্থাপন করা হলো।
ব্যবস্থাপনার নীতিমালা অধ্যায়-৬: সংগঠন/সংগঠিতকরণ [Organizing]
সহজ কথায়, প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় কার্যাবলীকে ভাগ করা, দায়িত্ব ও ক্ষমতা বণ্টন করা এবং কর্মীদের মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্ক স্থাপন করার নামই হলো সংগঠিতকরণ। এই অধ্যায়টি পাঠ করলে শিক্ষার্থীরা জানতে পারবে কীভাবে একটি দক্ষ সাংগঠনিক কাঠামো প্রতিষ্ঠানের ভিত্তি হিসেবে কাজ করে।
আপনার পরীক্ষার প্রস্তুতিকে শতভাগ পূর্ণতা দিতে এই অধ্যায়ের গুরুত্বপূর্ণ সব রচনামূলক প্রশ্ন এবং বিগত বছরের প্রশ্নসমূহ পিডিএফ-এ যুক্ত করা হয়েছে। পোস্টের একদম নিচের অংশ থেকে পিডিএফ (PDF) ফাইলটি সংগ্রহ করে নিন।
প্রশ্ন ॥ ৬.০১ ॥ সংগঠনের সংজ্ঞা দাও। অথবা, সংগঠন কাকে বলে? অথবা, সংগঠন বলতে কী বুঝ?
উত্তর :
ভূমিকা : সংগঠন ইংরেজি শব্দ Organising যা Organism শব্দ হতে এসেছে। এর অর্থ হলো পৃথক সংজ্ঞাবিশিষ্ট অংশগুলোকে সমন্বিত করার ফলে প্রত্যেক অংশের পারস্পরিক সম্পর্কের মধ্য দিয়ে সামগ্রিক কোনো কিছুর সৃষ্টি হয়। ব্যক্তির সহায়তায় বিভিন্ন উপায় উপকরণকে একত্রিত করে গড়ে তোলা হলো সংগঠন। নিম্নে সংগঠনের কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ সংজ্ঞা দেওয়া হলো :
- Terry and Franklin-এর মতে, “সংগঠন হলো প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত ও ব্যক্তিবর্গের মধ্যে উত্তম আচরণগত সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা করা, যাতে উক্ত ব্যক্তিবর্গ মিলেমিশে সন্তুষ্টি সহযোগে দক্ষতার সঙ্গে কতিপয় পূর্ব নির্ধারিত লক্ষ্য বা উদ্দেশ্যার্জনে কাজ করতে পারে।”
- Barnard-এর মতে, “দুই বা ততোধিক ব্যক্তির সহযোগিতার ভিত্তিতে কার্যসম্পাদন করাকে সংগঠন বলে।”
উপর্যুক্ত সংজ্ঞাসমূহ বিশ্লেষণ করলে নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্য লক্ষ করা যায় : (i) সংগঠন হলো প্রতিষ্ঠানের নিয়োজিত উপায়-উপকরণাদিকে সুসংহত করার প্রক্রিয়া। (ii) এরূপ পদে নিয়োগপ্রাপ্ত প্রত্যেকের দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব কি হবে তাও সংগঠন প্রক্রিয়ার গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। (iii) সংগঠন, প্রতিষ্ঠানে কর্তৃত্ব শৃঙ্খল নির্দিষ্ট করে এবং একজনকে অন্যজনের সঙ্গে সম্পর্কযুক্ত করে একে একটা কাঠামোয় রূপ দেয়।
উপসংহার : উপর্যুক্ত আলোচনার পরিপ্রেক্ষিতে বলা যায় যে, ব্যবস্থাপনা সংগঠন হলো উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় কার্যাবলি ও উপকরণাদি শনাক্তকরণ এবং বিভিন্ন বিভাগ ও উপ-বিভাগে বিভাগীকরণ। প্রত্যেকের জন্য পৃথকভাবে দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব নির্ধারণ এবং তাদের মধ্যকার সম্পর্ক নিরূপণ ও সমন্বয়সাধনের প্রক্রিয়া।
প্রশ্ন ॥ ৬.০২ ॥ সংগঠনের বৈশিষ্ট্য লেখ। অথবা, সংগঠনের সফলতার জন্য প্রয়োজনীয় শর্তসমূহ লেখ।
উত্তর :
ভূমিকা : সংগঠন হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যা উদ্দেশ্যার্জনের জন্য প্রয়োজনীয় কার্যাদি শনাক্তকরণ, শ্রেণিবদ্ধকরণ, বিভিন্ন বিভাগে বিভক্তকরণ, প্রত্যেকের জন্য পৃথকভাবে দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সাধারণ এবং সকলের পারস্পরিক সম্পর্ক নির্ধারণ করে। এর মাধ্যমে মানবীয় ও অমানবীয় সম্পদসমূহের যোগান ও বণ্টনের ব্যবস্থা করা হয়। কার্যকর সংগঠনের প্রয়োজনীয় শর্তসমূহ তথা উত্তম সংগঠনের প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্যসমূহ নিম্নে উল্লেখ করা হলো-
১. উদ্দেশ্যমুখিতা : উদ্দেশ্যকে কেন্দ্র করেই সংগঠন পরিকল্পনা করতে হবে। উদ্দেশ্যকে বিবেচনা করে সংগঠন প্রক্রিয়ায় বিভাগীকরণ, দায়িত্ব ও কর্তৃত্বার্পণ এবং পারস্পরিক সম্পর্ক নির্ধারণ করতে হবে।
২. উপযুক্ত কার্যবিভাজন : প্রতিষ্ঠানের কাজসমূহকে যথোপযুক্তভাবে বিভিন্ন বিভাগে ভাগ করতে হবে। এরূপ কার্যবিভাগ যৌক্তিক ভিত্তি হিসেবে বিবেচনা করা হয়।
৩. সুসংজ্ঞায়িত দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব : উত্তম সংগঠনের জন্য প্রতিষ্ঠানের ওপর থেকে নিচে পর্যন্ত সকল পদের দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সুসংজ্ঞায়িত করা অপরিহার্য।
৪. সহজবোধ্যতা : ভালো সংগঠনের গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হলো সহজবোধ্যতা। সংগঠনের বিভিন্ন বিভাগ, স্তর, পদ ও তাদের সম্পর্ক, কর্তৃত্ব, দায়িত্ব, আদেশদান, জবাবদিহির ব্যবস্থা, কর্তৃত্ব প্রবাহ রেখা ইত্যাদি সুস্পষ্ট ও সহজবোধ্য হলে কর্মীগণ সহজে তাদের দায়িত্ব পালন করতে পারে।
৫. কাম্য তদারকি পরিসর : উত্তম সংগঠনের জন্য তথ্যসংগঠনের সফলতা নিশ্চিত করার জন্য কোনো নির্বাহীর তদারকি পরিসর কাম্য হওয়া বাঞ্ছনীয়।
৬. নমনীয়তা : পরিবর্তিত পরিস্থিতির সাথে তাল মিলিয়ে চলার ক্ষমতা সংগঠনের থাকতে হবে। তাই উত্তম সংগঠনের নমনীয়তা থাকা আবশ্যক। পরিবর্তিত পরিস্থিতিতে অনেক ক্ষেত্রে কার্যবিভাগ, উপায়-উপকরণ ঢেলে সাজাতে হয়। সংগঠন অনমনীয় হলে পরিবর্তিত পরিস্থিতির সাথে খাপ খাওয়ানো যায় না।
৭. আদেশের ঐক্য : উত্তম সংগঠনে আদেশের ঐক্য থাকা আবশ্যক। আদেশের ঐক্য হলে প্রত্যেক অধস্তন কর্মী শুধু একজন ঊর্ধ্বতনর অধীনে কাজ করবে।
৮. কর্তৃত্ব ও দায়িত্বের মধ্যে সমতা : উত্তম সংগঠনে কর্তৃত্ব ও দায়িত্বের মধ্যে সমতা থাকতে হবে। দায়িত্বের চেয়ে কর্তৃত্ব বেশি হলে অপব্যবহার করার সুযোগ থাকে। অন্যদিকে দায়িত্ব থেকে কর্তৃত্ব কম থাকলে কার্যসম্পাদন করা সম্ভব হয় না।
৯. ভারসাম্য : সংগঠনের প্রতিটি বিভাগ এবং ব্যক্তির কাজে ভারসাম্য থাকতে হবে। সংগঠন করার সময় লক্ষ্য রাখতে হবে যেন কোনো বিভাগ অতি কর্মভারগ্রস্ত এবং কোনো বিভাগ কর্মহীন না হয়ে পড়ে।
১০. সহজ যোগাযোগ ও সমন্বয় : সংগঠন কাঠামো এমনভাবে নির্ধারণ করতে হবে যেন বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও কর্মীর মধ্যে সহজে যোগাযোগ স্থাপিত হয় এবং তাদের কাজ সহজে সমন্বয় করা যায়।
১১. উপদেষ্টা ব্যবহারের সুযোগ : ব্যবস্থাপনা সংগঠনে উপদেষ্টা বা বিশেষজ্ঞ কর্মী ব্যবহারের সুযোগ সৃষ্টি হয়। কার্য বিভাজনের ফলে বিশেষ কাজের দায়িত্ব বিশেষজ্ঞ কর্মীর ওপর অর্পণ করতে হয়।
উপসংহার : উপর্যুক্ত আলোচনার পরিপ্রেক্ষিতে বলা যায়, প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্যকে সামনে রেখে ব্যবস্থাপনা, পরিকল্পনা, বাস্তবায়নে কতকগুলো কার্যসম্পাদন করে যেমন প্রয়োজনীয় কাজ চিহ্নিত ও শ্রেণিবদ্ধকরণ, কর্তৃত্ব বণ্টন, উপায়-উপকরণ, সংগ্রহ, পারস্পরিক সম্পর্ক নির্ধারণ এরূপ প্রত্যেকটি কাজই ব্যবস্থাপনা সংগঠনের বৈশিষ্ট্যকে প্রকাশ করে।
প্রশ্ন ॥ ৬.০৩ ॥ সংগঠনের উপাদান বা পদক্ষেপসমূহ লেখ। অথবা, সংগঠন প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পদক্ষেপসমূহ বর্ণনা কর। অথবা, একটি সংগঠনকে কীভাবে অধিক উপযোগী করা যায়?
উত্তর :
ভূমিকা : সংগঠন হলো প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত মানবীয় ও বস্তুগত উপকরণাদিকে সঠিকভাবে কাজে লাগানোর একটি প্রক্রিয়া। সংগঠন হলো এমন একটি প্রক্রিয়া, যা উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় কার্যাবলি শনাক্তকরণ ও শ্রেণিবদ্ধকরণ, দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সংজ্ঞায়িতকরণ, বণ্টন এবং কর্মীদের পারস্পরিক সম্পর্ক স্থাপনের সঙ্গে সম্পর্কিত। নিম্নে সংগঠনের উপাদান বা পদক্ষেপসমূহ বর্ণনা করা হলো :
১. উদ্দেশ্যাবলি নির্ধারণ : উদ্দেশ্যাবলি নির্ধারণ মূলত পরিকল্পনার মূল কাজ হলেও সংগঠন প্রক্রিয়ায় উদ্দেশ্যের আলোকেই সংগঠন কাঠামো গড়ে তুলতে হয়। সামাজিক প্রতিষ্ঠানের কার্যবিভাগ, বিভাগীকরণ, দায়িত্ব ও কর্তৃত্বের সাথে ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানের ভিন্নতা থাকে।
২. কার্যাবলি শনাক্তকরণ : উদ্দেশ্যাবলি নির্ধারণের পর সংগঠন প্রক্রিয়ার গুরুত্বপূর্ণ কাজ হলো উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় ও সম্ভাব্য সকল কার্যাবলি চিহ্নিতকরণ বা শনাক্তকরণ।
৩. দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সংজ্ঞায়িতকরণ : কার্য বিভাগ করার পর প্রত্যেক কাজের জন্য দায়িত্ব ও কর্তৃত্বের সীমারেখা নির্দিষ্ট করতে হবে। কে, কোন দায়িত্ব পালন করবে এবং কর্তৃত্ব কতটুকু হবে তা সুস্পষ্ট করতে হবে। ৪. কার্যাবলি বিভাগীকরণ : কার্যাবলি শনাক্তকরণের পর কার্যসমূহকে প্রকৃতি অনুযায়ী ক্ষেত্র বিশেষে সুবিধাজনকভাবে যৌক্তিক ভিত্তিতে বিভিন্ন বিভাগ উপবিভাগে বিভক্ত করতে হবে।
৫. যোগ্যকর্মী নিয়োগ ও উপকরণ সংগ্রহ : কর্মী নিয়োগ, স্টাফিং ফাংশনের অন্তর্ভুক্ত হলেও এটি সংগঠনের কাজ। এ পর্যায়ে বিভিন্ন পদের জন্য উপযুক্ত কর্মী নিয়োগ দিতে হবে এবং প্রয়োজনীয় উপকরণসমূহ সংগ্রহ করতে হবে।
৬. দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব অর্পণ : দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সংজ্ঞায়িতকরণের পর প্রত্যেক বিভাগ, উপবিভাগ বা বিভিন্ন পদে নিয়োজিত ব্যক্তিকে তাদের দায়িত্ব বুঝিয়ে দিতে হবে এবং কর্তৃত্বার্পণ করতে হবে।
৭. পারস্পরিক সম্পর্ক নির্ধারণ : এটি সংগঠন প্রক্রিয়ার শেষ ধাপ। এ পর্যায়ে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ-উপবিভাগ ও ব্যক্তির মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্ক নির্ধারণ করা হয়। কে, কার ঊর্ধ্বতন, কে কার অধস্তন, কে কার নিকট জবাবদিহি করবে, কে কার আদেশ পালন করবে ইত্যাদি নির্ধারণ করা হয়।
উপসংহার : পরিশেষে বলা যায় যে, উপর্যুক্ত পদক্ষেপসমূহ ধারাবাহিকভাবে পালন করে ও সংগঠনের মূলনীতিসমূহ অনুসরণ করে একটি উন্নত, দক্ষ ও কার্যকর সংগঠন গড়ে তোলা যায়।