অনার্স ১ম বর্ষ (ব্যবস্থাপনা বিভাগ) ব্যবস্থাপনার নীতিমালার অধ্যায়-৪: পরিকল্পনা গাইড Guide পিডিএফ
জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয়ের অনার্স ১ম বর্ষের ব্যবস্থাপনা বিভাগ (Management Department) এর শিক্ষার্থীদের জন্য "ব্যবস্থাপনার নীতিমালা" বিষয়ের অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি অধ্যায় হলো অধ্যায়-৪: পরিকল্পনা গাইড Guide পিডিএফ।
যেকোনো প্রতিষ্ঠানের সফলতার মূল ভিত্তি হলো সঠিক পরিকল্পনা। পরীক্ষার্থীদের জন্য এই অধ্যায়ের পূর্ণাঙ্গ গাইড পিডিএফ (PDF) লিংক নিচে দেওয়া হলো।
অধ্যায়-৪: পরিকল্পনা [Planning]
ভবিষ্যতে কী করতে হবে তার আগাম সিদ্ধান্ত গ্রহণকেই পরিকল্পনা বলে। এই অধ্যায়টি অধ্যয়নের মাধ্যমে শিক্ষার্থীরা জানতে পারে কীভাবে একটি সঠিক পরিকল্পনা প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনে পথপ্রদর্শক হিসেবে কাজ করে এবং অনিশ্চয়তা মোকাবিলায় সাহায্য করে।
পরীক্ষার প্রস্তুতির জন্য এই অধ্যায়ের গুরুত্বপূর্ণ কিছু রচনামূলক প্রশ্নগুলো নিচে দেওয়া হলো। পিডিএফ-এ বিগত বছরের প্রশ্নসহ আছে। আর পোস্টের একদম শেষে পিডিএফ (PDF) লিংক দেওয়া হলো।
☑ পরিকল্পনা
প্রশ্ন ॥৪.০১॥ পরিকল্পনা কাকে বলে? [জা.বি. ২০১৫, ২০১৪ (ফিন্যান্স); ২০১৪ (হিসাববিজ্ঞান); ২০২০ (ব্যবস্থাপনা)] অথবা, পরিকল্পনার সংজ্ঞা দাও। অথবা, পরিকল্পনা বলতে কী বুঝ?
উত্তর :
ভূমিকা : ইংরেজি Planning শব্দের বাংলা হলো পরিকল্পনা। ব্যবস্থাপনার যতগুলো কাজ রয়েছে পরিকল্পনার তার মধ্যে প্রথম ও সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজ। পরিকল্পনাকে সকল কাজের ভিত্তি হিসেবে গণ্য করা হয়।
❑ পরিকল্পনার সংজ্ঞা : প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্যার্জনের জন্য, ভবিষ্যতের কোনো কাজ সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন করার জন্য যে কর্মসূচি বা পদক্ষেপ গ্রহণ করা হয় তাকে পরিকল্পনা বলে। অর্থাৎ ভবিষ্যৎ কার্যক্রমের পূর্ব নির্ধারিত প্রতিচ্ছবিকে পরিকল্পনা বলে।
নিম্নে পরিকল্পনার কয়েকটি জনপ্রিয় সংজ্ঞা তুলে ধরা হলো :
Courtland L. Bovee এবং তার সহযোগী লেখকদের মতে, “পরিকল্পনা হচ্ছে এমন একটি প্রক্রিয়া যা দ্বারা সংগঠনের লক্ষ্য নির্ধারণ এবং তা অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় কর্মপন্থা স্থির করা হয়ে থাকে।”
H. Fayol-এর মতে, “অতীত অভিজ্ঞতা, বর্তমান পারিপার্শ্বিক অবস্থা ও দৃশ্যমান সম্ভাব্য গতিধারার ওপর ভিত্তি করে ভবিষ্যৎ কর্মসূচি প্রণয়ন করাই পরিকল্পনা।”
অধ্যাপক নিউম্যান-এর মতে, “ভবিষ্যতে কি করতে হবে তার অগ্রিম সিদ্ধান্তকেই পরিকল্পনা বলা হয়।”
টেরি ও ফ্রাঙ্কলিন-এর মতে, “পরিকল্পনা হলো প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্যাবলি অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় কাজ কি করতে হবে এ সম্পর্কে ধারণা তৈরি ও বিষয়বস্তু নির্দিষ্ট করা।”
উপসংহার : উপর্যুক্ত সংজ্ঞা ও আলোচনার আলোকে বলা যায় যে, ভবিষ্যতের অবস্থা অনুমান করা। উদ্দেশ্য ও লক্ষ্য ঠিক করা এবং তার আলোকে কর্মসূচি গ্রহণ করা প্রভৃতি কার্যক্রমের সমষ্টিকেই পরিকল্পনা বলা হয়। এরূপ পরিকল্পনা বৃহত্তর পরিসরে দীর্ঘ সময়ের জন্য প্রণীত হয়।
প্রশ্ন ॥৪.০২॥ পরিকল্পনা প্রণয়নের কৌশলগুলো ব্যাখ্যা কর। [জা.বি. ২০১৮ (ব্যবস্থাপনা)] অথবা, পরিকল্পনা প্রণয়নের কৌশলসমূহ আলোচনা কর। অথবা, পরিকল্পনা প্রণয়নের পদ্ধতিসমূহ উল্লেখ কর।
উত্তর : ভূমিকা : পরিকল্পনা প্রণয়নের পদ্ধতির ওপর পরিকল্পনার মান বিশেষভাবে নির্ভর করে। প্রতিষ্ঠানের ধরন, সামর্থ্য, অবস্থা, নির্বাহীদের মান ইত্যাদি বিভিন্ন বিষয় বিবেচনা করে প্রতিষ্ঠানসমূহে পরিকল্পনা প্রণয়নের বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহৃত হতে দেখা যায়।
নিম্নে পরিকল্পনা প্রণয়নের পদক্ষেপগুলো আলোচনা করা হলো :
১. স্বীয় অভিজ্ঞতাভিত্তিক পরিকল্পনা পদ্ধতি : এ পদ্ধতিতে নির্বাহী তার নিজস্ব অভিজ্ঞতার আলোকে নিজস্ব চিন্তাভাবনা যোগ করে পরিকল্পনা প্রণয়ন করে থাকে। এক্ষেত্রে পরিকল্পনা প্রণয়নের জন্য তথ্যসংগ্রহ ও বিচার বিশ্লেষণের ওপর গুরুত্বারোপ করা হয় না। এক্ষেত্রে বিকল্প কর্মপন্থা, অনুসন্ধান ও মূল্যায়নের কোনো প্রয়োজন অনুভূত হয় না। নির্বাহী স্বীয় অভিজ্ঞতা বলে উত্তম কর্মপন্থা ঠিক করেন ও কাজে রূপায়িত করার প্রয়াস চালান।
২. অনুকরণীয় পরিকল্পনা পদ্ধতি : কোনো প্রতিষ্ঠান কোন বিষয়ে কি ধরনের পরিকল্পনা নিচ্ছে তা দেখে যে ধরনের পরিকল্পনা গ্রহণ করা হয় তাকে অনুকরণীয় পরিকল্পনা পদ্ধতি বলে। সমজাতীয় প্রতিষ্ঠান ছাড়াও যেকোনো সফল নির্বাহীর গৃহীত পরিকল্পনা দেখে এরূপ পরিকল্পনা নেওয়া হতে পারে। সে কারণেই বর্তমান প্রতিযোগিতা পূর্ণ ব্যবসায় জগতে অন্য প্রতিযোগী প্রতিষ্ঠান কোন বিষয়ে কি ধরনের পরিকল্পনা নিচ্ছে সেটা জানার জন্য প্রয়াস প্রচেষ্টা লক্ষ্য করা যায়। অনেক প্রতিষ্ঠান তা জানার পর তার অনুকরণে নিজস্ব পরিকল্পনা গ্রহণ করে। এরূপ পরিকল্পনা পদ্ধতির সুবিধা হলো এতে তেমন কোনো ব্যয় করতে হয় না। অন্যদিকে একাধিক সফল প্রতিষ্ঠান বা নির্বাহীর পরিকল্পনা দেখে সবচেয়ে ভালো পরিকল্পনা ব্যবহারের ক্ষেত্রে সুযোগ থাকে।
৩. পরিকল্পনার বৈজ্ঞানিক পদ্ধতি : যুক্তি ও বিচার-বিশ্লেষণ সহযোগে কোনো পরিকল্পনা প্রণয়ন করা হলে তাকেই পরিকল্পনার বৈজ্ঞানিক পদ্ধতি বলে, এ পদ্ধতিতে উদ্দেশ্য অর্জনে বিভিন্ন বিকল্প কর্মপন্থা কি হতে পারে তা নির্ণয়ে বিভিন্ন উৎস থেকে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ ও বিশ্লেষণ করা হয়। বিভিন্ন বিকল্পসমূহের মধ্য হতে উত্তম বিকল্পকে পরিকল্পনা হিসেবে গণ্য করা হয়।
উপসংহার : পরিশেষে বলা যায়, পরিকল্পনা ভবিষ্যৎ করণীয় কাজের ভিত্তির্স্বূপ। উপর্যুক্ত বিভিন্ন পদ্ধতিতে পরিকল্পনা প্রণয়ন করা হয়ে থাকে। এই পরিকল্পনার ব্যয় বৃদ্ধি পায় এবং সময় বেশি লাগে।
প্রশ্ন ॥৪.০৩॥ পরিকল্পনার উদ্দেশ্যসমূহ আলোচনা কর। অথবা, পরিকল্পনার লক্ষ্যসমূহ কী?
উত্তর :
ভূমিকা : পরিকল্পনার সাহায্যে ব্যবস্থাপক বিশৃঙ্খলা দূর করে প্রতিষ্ঠানের অর্জনে উদ্দেশ্যাবলি কার্যাবলি পরিচালনা করতে সক্ষম হন। তাই বিভিন্ন কারবার প্রতিষ্ঠানে এমনকি মানব জীবনের প্রতিটি ক্ষেত্রে জ্ঞাত বা অজ্ঞাতসারে পরিকল্পনা গুরুত্বপূর্ণ বলে বিবেচিত হয়ে থাকে।
নিম্নে মানবজীবনসহ ব্যবসায়-বাণিজ্যের প্রতিটি ক্ষেত্রে পরিকল্পনার গুরুত্ব বর্ণনা করা হলো :
❑ ঝুঁকি হ্রাস : G.R. Terry-এর মতে, “পরিকল্পনা নিশ্চয়তা বৃদ্ধি করে অনিশ্চয়তা ও ঝুঁকি প্রশমিত করে থাকে।” তাছাড়াও পরিকল্পনা অনুমান নির্ভর নয়। তাই বৈজ্ঞানিক উপায়ে বিভিন্ন তথ্যাদি সংগ্রহ করে বিচার-বিশ্লেষণের মাধ্যমে পরিকল্পনা বিকল্প পন্থা নির্ধারণ করে থাকে। ফলে ভবিষ্যৎ ঝুঁকি ও অনিশ্চয়তা অনেকটা দূরীভূত হয়।
১. লক্ষ্যার্জনে সহায়তা : সাধারণত প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্যের সাথে সংগতি রেখে পরিকল্পনা প্রণয়ন করা হয়। ফলে পরিকল্পনা বাস্তবায়নের সাথে সাথে প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জনের ভিত্তি বা পথ রচিত হয়। এ ভিত্তি বা পথ অনুসরণ করে প্রতিষ্ঠান দৈনন্দিন কার্যক্রম পরিচালনা করতে পারে। ফলে সহজে যেকোনো প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য বাস্তবায়ন করা সম্ভবপর হয়।
২. মিতব্যয়িতা অর্জন : বিভিন্ন বিকল্প কর্ম পদ্ধতি হতে সর্বোত্তম বিকল্প পদ্ধতিটি নির্ধারণ করতে পরিকল্পনা সহায়তা করে থাকে। ফলে সমবেত প্রচেষ্টার মাধ্যমে প্রাতিষ্ঠানিক কার্যাবলি সম্পাদন করা সম্ভবপর হয়। এতে উৎপাদনের বিভিন্ন উপকরণ; যেমন- জনশক্তি, অর্থ, যন্ত্রপাতি, কাঁচামাল, বিপণন ব্যয় ইত্যাদি প্রতিটি ক্ষেত্রে অপচয় হ্রাস পায়।
৩. নিয়ন্ত্রণে সহায়তা : প্রতিষ্ঠানে পরিকল্পনা প্রণয়ন করার পর পরিকল্পনাকে ভিত্তি হিসেবে ধরে বিভিন্ন কার্যাবলি সম্পাদন করা হয়। তবে পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যাবলি হচ্ছে কিনা তা যাচাই করার জন্য পরিকল্পনাকে অনেক সময় বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান আদর্শমান হিসেবে গ্রহণ করে থাকে। এরূপ আদর্শমানের সাথে অর্জিত ফলাফল পরিমাপ, বিচ্যুতি নির্ধারণ ও কার্যকরী ব্যবস্থা গ্রহণের মাধ্যমে সহজে নিয়ন্ত্রণ কার্যাবলি সম্পাদন করা সম্ভবপর হয়।
৪. দক্ষতা অর্জন : পরিকল্পনার মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত কর্মীবৃন্দ কর্মসূচি সম্বন্ধে স্পষ্ট ধারণা লাভ করতে পারে। তাছাড়া স্থায়ী পরিকল্পনার ক্ষেত্রে একই পদ্ধতি ও নীতি অনুসরণ করে বার বার কাজ করা যায়। ফলে কর্মীদের দক্ষতা ও অভিজ্ঞতা বাড়ে।
৫. কারবারের উন্নয়ন ও গতিশীলতা : পরিকল্পনা ব্যবহার করে কারবার প্রতিষ্ঠান পরিকল্পিতভাবে ও দক্ষতার সাথে কার্যসম্পাদন করতে পারে। ফলে প্রতিদ্বন্দ্বিতাপূর্ণ অঙ্গনে কারবারের সুদৃঢ় অবস্থান নিশ্চিত হয়। ফলে নানাবিধ ঝুঁকি ও অনিশ্চয়তা দূরীভূত হয়ে কারবারের উন্নয়ন ও গতিশীলতা বৃদ্ধি পায়।
৬. সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন : গৃহীত সিদ্ধান্তসমূহের মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্ক স্থাপন করে পরিকল্পনা এদের মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্ক নিশ্চিত করে থাকে। ফলে বিভিন্ন সিদ্ধান্ত এবং সিদ্ধান্তের আওতাভুক্ত কার্যাবলির সমন্বয়সাধন করা সহজতর হয়। ফলে দক্ষতার সাথে সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন করা যায়।
৭. কাম্য উৎপাদন নিশ্চিতকরণ : সুষ্ঠু পরিকল্পনার আওতায় প্রতিষ্ঠান জনশক্তি, অর্থ ও অন্যান্য সম্পদের সর্বাধিক সদ্ব্যবহার নিশ্চিত করে। ফলে প্রতিষ্ঠানের পক্ষে সর্বাধিক উৎপাদন করা সম্ভবপর হয়।
৮. ভবিষ্যৎ দর্শন : প্রখ্যাত ব্যবস্থাপনা বিশারদ J.P Bose বলেন, “ভবিষ্যৎ কর্মসূচিবিষয়ক কাজের পরিষ্কার ও পরিপূর্ণ প্রতিচ্ছবি পরিকল্পনা দিয়ে থাকে।” ফলে পরিকল্পনার মাধ্যমে ভবিষ্যৎ সমস্যাগুলো সম্পর্কে পূর্বানুমান করে সে মোতাবেক পূর্ব প্রস্তুতি গ্রহণ করা সম্ভবপর হয়। এতে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন স্তরে উদ্ভূত সমস্যা দ্রুত নিষ্পত্তি করে প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্য বাস্তবায়ন করা যায়।
৯. সম্পদের সদ্ব্যবহার : Terry এবং Franklin বলেন, “পরিকল্পনা একটি সংগঠনের ব্যবস্থাপনাকে সমস্ত সুযোগ-সুবিধার সদ্ব্যবহার করতে সহায়তা করে।” তাছাড়া পরিকল্পনা প্রতিষ্ঠানের শক্তি, সামর্থ্য এবং অন্যান্য সুযোগ-সুবিধা সর্বোত্তম ব্যবহার নিশ্চিত করে। ফলে প্রতিষ্ঠান সফলতার সাথে উদ্দেশ্য বাস্তবায়ন করতে পারে।
উপসংহার : উপর্যুক্ত আলোচনার পরিপ্রেক্ষিতে বলা যায় যে, ব্যবস্থাপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিক হচ্ছে পরিকল্পনা। কেননা পরিচালনা ও বাস্তবায়নের ভিত্তি পরিকল্পনা ব্যবস্থাপনাকে প্রদান করে থাকে। তাই প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য বাস্তবায়নে কারবার ব্যবস্থাপনায় পরিকল্পনার গুরুত্ব অনস্বীকার্য।